Mae Llywodraeth Cymru wedi comisiynu Miller Research (UK) Ltd, contractwr ymchwil, i gynnal gwerthusiad o Wasanaeth Ynni a Chofnodi Carbon Llywodraeth Cymru. Fel rhan o’r ymchwil hwn, mae Miller Research yn cynnal cyfres o gyfweliadau gyda rhanddeiliaid a chontractwyr sy’n ymwneud â darparu’r gwasanaeth, yn ogystal â chyfweliadau ac arolwg gyda chleientiaid a buddiolwyr Wasanaeth Ynni a Chofnodi Carbon Llywodraeth Cymru. Nod yr ymchwil yw archwilio effaith ac effeithlonrwydd y gwasanaeth.
Bydd y wybodaeth a gesglir o’r cyfweliadau yn cael ei dadansoddi gan Miller Research a’i gwneud yn ddienw. Bydd gwybodaeth ddienw yn cael ei chynnwys mewn adroddiad a gyflwynir i Lywodraeth Cymru i’w gyhoeddi ar wefan Llywodraeth Cymru. Yn ogystal â rhoi cipolwg ar y ddarpariaeth a’r cynnydd a wneir gan y gwasanaeth, bydd y canfyddiadau’n cael eu defnyddio i lywio cynigion ac argymhellion ar gyfer modelau darparu yn y dyfodol.
Llywodraeth Cymru yw’r rheolwr data ar gyfer yr ymchwil. At ddibenion yr ymchwil hwn, bydd y data personol a gesglir yn cynnwys Sefydliad, Sector a chyfeiriad e-bost.
Mae eich cyfranogiad yn yr ymchwil hwn yn wirfoddol. Fodd bynnag, mae eich barn a’ch profiadau yn amhrisiadwy wrth lywio polisïau a darpariaeth gwasanaethau Llywodraeth Cymru.
Y cyswllt ar gyfer yr ymchwil hwn yn Miller Research yw Susannah Lynn: Cyfeiriad e-bost: susannah@miller-research.co.uk
Pa ddata personol sydd gennym a ble rydym yn cael y wybodaeth hon?
Diffinnir data personol o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) fel ‘unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud â pherson adnabyddadwy y gellir ei adnabod yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol trwy gyfeirio at ddynodwr.’ Gall data personol gynnwys:
- Enw
- Manylion cyswllt (cyfeiriadau e-bost, rhifau ffôn)
Byddwch wedi cael eich cysylltu neu wedi derbyn e-bost recriwtio oherwydd bod Llywodraeth Cymru neu Miller Research yn cadw eich manylion cyswllt, neu oherwydd eich bod wedi cyfrannu at y maes gwaith hwn neu wedi ymwneud ag ef o’r blaen.
Mae eich cyfranogiad yn wirfoddol ac os nad ydych am gymryd rhan neu gael eich atgoffa ar unrhyw gam o’r ymchwil yna atebwch yr e-bost gwahoddiad ac ni fyddwn yn cysylltu â chi mwyach ar gyfer yr ymchwil hwn. Dim ond at ddibenion y gwerthusiad hwn y bydd Miller Research yn defnyddio eich manylion cyswllt.
Os dewiswch ddarparu data personol ychwanegol yn ystod y cyfweliad / arolwg, ni fyddwn yn cysylltu chi neu eich hunaniaeth i’r ymatebion a ddarparwch. Os byddwch yn codi ymholiad neu gŵyn ac yn darparu data personol yn gofyn am ymateb, bydd yr ymchwilydd yn anfon y cais ymlaen at y swyddog perthnasol yn unig ac yn ei ddileu o’r data wedi hynny.
Efallai y bydd angen i ni recordio’r cyfweliad am resymau gweithredol. Os felly, byddwn yn egluro hyn i chi cyn i’r cyfweliad ddechrau, a bydd cyfle gennych i ddweud wrthym os nad ydych yn hapus i’r drafodaeth gael ei recordio. Dim ond pan fydd pob aelod yn hapus i hyn ddigwydd y caiff cyfweliadau grŵp eu recordio. Os caiff y cyfweliad ei recordio, caiff data personol ei ddileu yn ystod y broses drawsgrifio. Caiff recordiadau eu dileu unwaith y bydd y broses hon wedi’i chwblhau. Os na chaiff y drafodaeth ei recordio, ni fydd data personol yn cael ei gynnwys mewn nodiadau ysgrifenedig a baratoir yn ystod neu ar ôl y cyfweliad.
Pwrpas
Y diben(ion) yr ydym yn prosesu eich data personol ar eu cyfer yw:
- Gwerthuso neu ymchwilio i effeithiolrwydd Gwasanaeth Ynni Llywodraeth Cymru
- Gwerthuso a datblygu polisïau’r cynllun, e.e., y broses ymgeisio, y broses asesu, ac ati.
Beth yw’r sail gyfreithlon dros ddefnyddio eich data personol?
Y sail gyfreithiol dros brosesu eich data personol fel hyn yw; a) ei fod yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg (gweler y diben uchod) a gyflawnir er budd y cyhoedd, lle mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyfrifoldeb Llywodraeth Cymru i fonitro a gwerthuso effeithiolrwydd polisïau, mewn perthynas â’i dyletswydd ymddiriedol i sicrhau bod arian cyhoeddus yn cael ei ddefnyddio’n gyfrifol, a swyddogaethau Llywodraeth Cymru mewn perthynas â lleihau carbon o dan Ddeddf Newid Hinsawdd 2008.
Pa mor ddiogel yw eich data personol a gyda phwy ydym ni’n rhannu eich gwybodaeth?
Mae gwybodaeth bersonol a ddarperir i Miller Research bob amser yn cael ei storio ar weinydd diogel. Dim ond nifer gyfyngedig o ymchwilwyr sy’n gweithio ar y prosiect hwn all gael mynediad at y data. Dim ond at ddibenion ymchwil y bydd Miller Research yn defnyddio’r data hwn. Mae gan Miller Research Ardystiad Hanfodion Seiber.
Mae gan Miller Research weithdrefnau i ddelio ag unrhyw doriadau diogelwch data a amheuir. Os bydd toriad yn digwydd, bydd Miller Research yn adrodd hyn i Lywodraeth Cymru a fydd yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr cymwys lle mae’n ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.
Bydd Miller Research yn defnyddio’r wybodaeth a gesglir i gynhyrchu adroddiad a fydd yn cael ei gyhoeddi ar wefan Llywodraeth Cymru. Ni fydd yr adroddiad hwn yn cynnwys unrhyw wybodaeth y gellid ei defnyddio i’ch adnabod chi, os cynhwysir unrhyw sylwadau gennych, bydd ansawdd y rhain yn cael ei sicrhau i gael gwared ar unrhyw wybodaeth a allai eich adnabod chi.
Bydd eich data personol yn cael ei gasglu gan Miller Research a’i rannu â Llywodraeth Cymru. Gall eich data gael ei rannu ag adrannau llywodraeth eraill, cyrff cyhoeddus a sefydliadau lle bo Llywodraeth Cymru yn ei ystyried yn briodol. Bydd hyn yn caniatáu i’r cyrff hyn ddarparu cefnogaeth bellach i gyflawni prosiectau a chydlynu gwaith datgarboneiddio ar draws y meysydd o’r sector cyhoeddus y maent yn gyfrifol amdanynt.
Byddwn hefyd yn rhannu eich data personol gyda chontractwyr trydydd parti neu ymchwilwyr dethol, a/neu werthuswyr, lle maent wedi’u contractio a/neu wedi’u hariannu gennym i ddarparu gwasanaethau penodol er mwyn hwyluso cyflawni ein ‘Diben’ uchod. Rydym yn ei gwneud yn ofynnol i’n contractwyr trydydd parti gymryd mesurau diogelwch priodol i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol yn unol â’n polisïau. Nid ydym yn caniatáu i’n contractwyr trydydd parti ddefnyddio eich data personol at eu dibenion eu hunain. Dim ond at ddibenion penodol ac yn unol â’n cyfarwyddiadau yr ydym yn caniatáu iddynt brosesu eich data personol. Gan y bydd eich data personol yn cael ei storio ar ein seilwaith TG, bydd hefyd yn cael ei rannu gyda’n proseswyr data Microsoft ac Amazon Web Services.
Wrth gynnal arolygon, mae Miller Research yn defnyddio rhaglen feddalwedd arolwg o’r enw Smart Survey. Mae Llywodraeth Cymru wedi sicrhau bod Smart Survey yn cydymffurfio â GDPR y DU ac yn bodloni ein disgwyliadau o ran diogelwch unrhyw ddata a gesglir trwy’r feddalwedd (e.e. mae’r holl ddata yn cael ei brosesu o fewn yr AEE).
Am ba hyd ydyn ni’n cadw eich data personol?
Bydd Miller Research yn cadw data personol yn ystod cyfnod y contract, a bydd unrhyw ddata personol nad yw eisoes wedi’i ddileu yn ystod casglu data yn cael ei ddileu gan Miller Research o fewn tri mis i ddiwedd y contract. Mae hyn yn cynnwys eich manylion cyswllt.
Bydd Llywodraeth Cymru yn cadw manylion cyswllt sydd ganddi eisoes, megis cofrestru ar Sell2Wales, yn unol â’r hysbysiadau preifatrwydd a gyhoeddwyd at y dibenion hynny.
Hawliau unigol
O dan GDPR, mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â’r wybodaeth bersonol a ddarparwch drwy unrhyw ymchwil a gynhelir drwy’r Rhaglen Ymchwil i Weithwyr, yn benodol mae gennych yr hawl:
- i gael mynediad at gopi o’ch data eich hun.
- i ni gywiro anghywirdebau yn y data hwnnw.
- i wrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu (o dan rai amgylchiadau).
- i’ch data gael ei ‘ddileu’ (o dan rai amgylchiadau); a
- i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.
Manylion cyswllt Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yw Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF. Ffôn: 01625 545 745 neu 0303 123 1113. Gwefan: www.ico.gov.uk
Gwybodaeth Bellach
Am ragor o wybodaeth am sut mae Llywodraeth Cymru yn defnyddio eich data, ewch i: https://www.llyw.cymru/hysbysiad-preifatrwydd-llywodraeth-cymru
Llywodraeth Cymru yw’r rheolwr data ar gyfer eich data personol. Gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru yn:
Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
CAERDYDD
CF10 3NQ
Cyfeiriad E-bost: Data.ProtectionOfficer@wales.gsi.gov.uk
Os ydych chi’n anfodlon â’r ffordd rydym wedi trin eich data personol, ysgrifennwch at Swyddog Diogelu Data’r adran yn y lle cyntaf gan ddefnyddio’r manylion cyswllt uchod.